기업 구성원들이 컴퓨터로 연결된 작업장에서, 서로 협력하여 업무를 수행할 수 있도록 그룹 작업을 지원하기 위한 소프트웨어나 소프트웨어를 포함하는 구조를 말한다. 개인용 소프트웨어와 반대되는 개념이다. 초기의 그룹웨어는 소규모 집단의 사람들이 같은 작업을 하거나 스케줄에 맞춰 공동 작업을 하는 데 적합하도록 설계되어 있었다. 기존의 응용프로그램을 네트워크 상에서 효율적으로 운용하도록 랜(LAN) 규격으로 변화시켜 처음부터 그룹 전체적으로 사용할 수 있도록 개발한 것이다. 그룹웨어는 기업 내의 컴퓨터 사용자들이 랜 등의 통신망으로 연결된 개인 컴퓨터를 통해 서류 작성, 결재는 물론, 문서 보관 등의 업무까지 전산 처리할 수 있게 해준다. 워드프로세서를 이용한 공동 집필 시스템, 수치 계산, 데이터베이스 등의 업무용 소프트웨어들을 한데 묶어 여기에 전자우편, 전자게시판, 전자결재, 데이터 공유, 전자회의 지원 등의 통신 기능을 추가한 것이다. 이것은 지금까지 모래알처럼 흩어져 있던 컴퓨터를 네트워킹 방식으로 연합군을 편성, 시너지 효과를 극대화하자는 데서 출발한 것으로 업무의 질을 높일 수 있다. 또한 부서나 업무별로 분산되어 있던 정보를 종합, 처리하고 업무 과정도 표준화할 수 있다. 이러한 이유 때문에 최근 그룹웨어는 기업 생산성 향상의 핵심 요소로 떠오르고 있다. 그룹웨어는 신속 정확한 의사전달, 조직원간의 정보의 공유 등에 의한 업무 처리시간 및 비용을 절감하는 장점이 있다.